Associez un configurateur commercial à votre ERP SYLOB
Dans ce cadre, l’usage d’un outil CPQ apparait de plus en plus incontournable, mais à condition, tout d’abord, de comprendre ce que ce logiciel peut apporter, et ensuite, d’obtenir une synchronisation parfaite avec l’ERP. Si vous utilisez SYLOB, ce contenu ne devrait donc pas manquer de vous intéresser …
Les atouts d’un configurateur (CPQ)
Tout d’abord, si vous n’êtes pas encore familiarisé avec le processus C-P-Q, il convient d’apporter quelques précisions au sujet de cet acronyme en langue anglaise :
- Le « C » signifie « Configure », cette notion reposant sur une quête de tous les clients pour une solution aussi personnalisée que possible. Qu’il s’agisse d’un produit ou d’un service, et que l’on raisonne en B2B ou en B2C, le consommateur veut être traité comme un « consomm’acteur » qui choisit autant de caractéristiques que possible pour une offre donnée
- Le « P » signifie « Price », car le tarif d’un bien ou d’une prestation varie en fonction d’une multitude d’éléments, qui ne se cantonnent pas à une simple addition des coûts de production. Il faut en effet tenir compte des règles tarifaires de marge sur coût variable, ainsi que des taux de remise ou de majoration selon le volume commandé et le profil du prospect / client.
- Quant au « Q », il signifie « Quote », l’objectif final étant la génération d’un devis se basant sur les données mentionnées ci-dessus, mais d’une façon lisible par son destinataire, avec le bon niveau de détails
En l’absence d’un outil spécifique, les équipes commerciales perdent un temps considérable (estimé, en moyenne, aux deux-tiers de leurs efforts quotidiens) en tâches à faible valeur ajoutée de collecte et de retraitement de l’information.
Qu’une telle situation puisse perdurer en 2024 parait tout simplement lunaire, car nous visons en pleine période de transformation digitale des entreprises. Quelques clics doivent être amplement suffisants pour qu’un commercial puisse configurer un produit / service tel que le client l’entend, avant que le prix ne soit calculé automatiquement, et le devis adressé quasi-instantanément.
C’est d’autant plus important qu’il a déjà été démontré empiriquement à de nombreuses reprises que plus un système repose sur des tâches manuelles, et plus il y a de risques d’erreurs à l’arrivée. Inversement, un logiciel CPQ étant automatisé, et puisant ses informations « à la source », c’est-à-dire dans votre ERP SYLOB, les probabilités d’un résultat erroné sont extrêmement faibles.
Un projet de configurateur connecté à Sylob ?
Pour quelle(s) raison(s) devriez-vous relier, dès que possible, un logiciel CPQ à SYLOB ?
Bien sûr, votre ERP a besoin de certaines data pour fonctionner correctement, et l’on parle alors de « données maîtresses ». Plus vous parviendrez à les centraliser de manière efficace, c’est-à-dire en maintenant la qualité de l’information et en veillant à son accessibilité, et plus l’outil sera performant.
Il en va de même en matière de Configurateur (CPQ), car pour que le logiciel détermine quelles sont les options de personnalisation réalisables ou non, il faudra que les données nécessaires sur les composants soient disponibles dans SYLOB.
Cela est vrai au moment de la première intégration de l’outil de C.P.Q, mais également au fil de l’eau, afin qu’une modification sur tel ou tel produit / prestation soit instantanément prise en compte dans le logiciel de configuration. Là encore, il n’est pas souhaitable de compter sur des interventions manuelles à répétition, qui sont propices aux couacs en tous genres.
Par ailleurs, en matière de flux des commandes, une plateforme de C.PQ se révèle d’une grande utilité, permettant aux distributeurs de renseigner facilement les données nécessaires directement dans l’outil. Ce dernier se chargera ensuite d’effectuer les actions requises, de manière bidirectionnelle, avec SYLOB. On pense ici aussi bien à la facturation qu’à l’élaboration des nomenclatures ou des présentations techniques
Ajoutons qu’un Configurateur peut parfaitement fonctionner en arrière-plan, de manière à ce que les utilisateurs n’aient besoin d’ouvrir qu’un seul outil, l’ERP, tout en profitant de la puissance cumulée des deux solutions.
En tout état de cause, les échanges entre l’ERP et l’outil de Configuration s’articulent toujours autour des mêmes thèmes, de la synchronisation des informations tarifaires aux mises à jour régulières en matière de variations réalisables autour d’une même offre. N’oublions pas non plus les éventuelles ajouts et modifications des références des articles qui doivent aussitôt être répercutés dans le logiciel de C.P.Q.
Faire le choix d’un outil de C.P.Q adapté à vos besoins
Avec un Configurateur soigneusement intégré à SYLOB, vous serez en mesure de répondre simultanément aux besoins de vos commerciaux et de vos buyer persona, quels qu’ils soient. De fait, comme nous l’avons vu précédemment, vous leur apporterez respectivement davantage d’efficacité et davantage de personnalisation.
Néanmoins, pour que tout ceci puisse se concrétiser, s’il y a bien sûr une condition sine qua non, celle d’un lien étroit entre le logiciel CPQ et l’ERP, elle n’est pas suffisante. Encore faut-il s’assurer que l’outil en question soit correctement adapté à vos besoins, qui ne sont nécessairement les mêmes que ceux des autres entreprises de votre secteur d’activité. Dans cette optique, vous ne regretterez assurément pas d’avoir opté pour un configurateur aux paramètres personnalisables. Après tout, il n’y a pas que votre offre qui doit être configurable à l’envi, mais également les outils informatiques que vous utilisez.
Concrètement, si vous vous apercevez qu’un logiciel de C.P.Q a été spécifiquement conçu pour fonctionner dans un environnement donné uniquement, passez votre chemin. Les entreprises ont toutes des spécificités qui méritent d’être prises en compte, aussi bien au niveau de la production que de la gestion des tarifs, par exemple. En outre, quand bien même vous seriez actuellement focalisé sur un seul corps de métier, rien ne vous empêche, demain, de vous diversifier, et il faudrait alors repartir d’une feuille blanche
De l’importance d’un configurateur agréable à l’usage et d’un personnel bien formé
Bien sûr, et ainsi que cela a été mentionné plus haut, il est possible que votre outil de CPQ fonctionne de manière « invisible », en arrière-plan de l’ERP, mais certaines équipes commerciales voudront opter pour une interaction plus directe avec le logiciel. D’ailleurs, ce choix n’est pas irréversible, et il peut varier en fonction des préférences de chacun.
Par conséquent, il apparait préférable de sélectionner un outil de configuration qui soit ergonomique et, dans le même ordre d’idée, convivial à l’usage. Plus vos équipes auront envie d’utiliser le système d’automatisation du processus CPQ, et plus celui-ci gagnera en pertinence et en efficacité …
Or, on le sait bien, l’envie ne se décrète pas, et c’est tout l’enjeu de la susciter au travers de logiciels que l’on pourrait qualifier de « paradoxaux ». En effet, vous avez besoin d’outils qui évoluent sans cesse, mais qui s’intègrent dans votre architecture IT (de sécurité, notamment) sans tout bouleverser à chaque fois. Il vous faut également des logiciels capables de gérer des données incroyablement complexes, mais tout en restant simples comme bonjour à utiliser.
Enfin, soyez vigilant quant à la formation des collaborateurs qui seront amenés à utiliser l’outil – que ce soit en direct, ou bien en passant par l’ERP. Disposer d’un logiciel ultra-efficace et qui présente bien constitue une excellente base de départ, mais si les utilisateurs sont contraints de se former « sur le tas », son utilité ne sera tout simplement pas optimale.
Il n’y a pas de règle qui soit valable dans l’absolu en la matière, car l’aspect du déroulement des formations dépend beaucoup de la culture d’entreprise. Toutefois, un raisonnement empirique commande une approche rationnelle à plusieurs niveaux. De fait, il est évident que tous les utilisateurs du logiciel n’en attendent pas exactement les mêmes données de sortie, ni le même niveau de détail.
Par conséquent, privilégiez une formation poussée pour les key users, en leur montrant toutes les fonctionnalités de l’outil, de manière à ce qu’ils puissent ensuite devenir eux-mêmes formateurs pour leurs collègues et collaborateurs. S’ils se sentent à l’aise avec le logiciel, ils sauront parfaitement indiquer à telle ou telle personne dans l’entreprise comment accéder efficacement aux éléments dont elle a besoin.
Conclusion
Avant de nous quitter, nous voulions insister sur le fait qu’en connectant un logiciel de C.P.Q performant avec votre ERP SYLOB, vous ne vous cantonnerez pas à une amélioration de l’efficience de l’équipe commerciale. Ce sera évidemment l’un des facteurs-clés de succès lié à cette implémentation, mais certainement pas le seul !
Ainsi, les clients et prospects salueront le professionnalisme de votre société, et vanteront sa capacité d’adaptabilité à leurs demandes. En outre, les autres services de l’entreprise profiteront aussi d’un accès plus rapide et plus simple qu’auparavant aux données de configuration et de tarification. En fin de compte, une telle optimisation du processus Configure-Price-Quote mérite d’être sérieusement prise en considération.
