Les nombreux avantages d’un configurateur (CPQ) connecté à Oracle
Certes, si vous disposez d’un ERP aussi efficace qu’Oracle au sein de votre structure, vous partez sur de bonnes bases, mais qui, malgré tout, ne se suffisent pas à elles-mêmes. De fait, vous avez également besoin d’un logiciel de CPQ, et après avoir clarifié ce dont il s’agit, nous vous expliquerons pourquoi un tel Configurateur se révèlera profitable pour votre société. A la fin de cet article, vous vous demanderez probablement comment vous avez pu vous en passer jusqu’à présent …
Le logiciel CPQ : une notion très en vogue, mais de quoi s’agit-il concrètement ?
Au sein des entreprises, certains termes prennent rapidement le vent en poupe, c’est bien connu. Or, indéniablement, l’acronyme CQP fait partie des tendances actuelles, et si vous voulez notre avis, ce mouvement n’est pas près de s’arrêter ; au contraire, il va même s’accentuer encore dans les mois et années à venir. Dans la langue de Shakespeare, ce terme fait référence à trois idées réunies en un seul ensemble cohérent : « Configure, Price, Quote », ce qui signifie peu ou prou « Personnalise (ou Configure), Tarifie et Génère les Devis ».
Dans les faits, un logiciel CPQ vise d’abord et avant tout à améliorer le process commercial, en permettant aux équipes concernées de concevoir des offres personnalisées pour leurs clients, d’une manière fluide et en quelques instants seulement. Ensuite, le même outil doit pouvoir transformer ces offres en devis précis et parfaitement compréhensibles aussi bien par l’émetteur que le récepteur. Bien sûr, un tel logiciel s’inscrit dans un système, plus large, dit de « GRC », ou « Gestion de la Relation Client ».
A ce stade, il peut être bon de rappeler que le rôle-clé d’une équipe commerciale n’est pas la gestion de données, ni l’administration des ventes d’ailleurs. La principale plus-value du « Commerce », avec un grand « C », consiste évidemment à booster le chiffre d’affaires, tout en prenant le plus grand soin de la fameuse « relation client » déjà évoquée. Or vous comprenez bien que ce n’est pas réaliste si cette même équipe – quelle que soit sa taille – perd un temps fou à choisir manuellement quelle configuration d’un produit / service correspond aux attentes de tel ou tel client, pour ensuite rechercher le code de remise spécifique, avant de vérifier la lisibilité de chaque devis.
L’automatisation de ces différentes tâches chronophages via un outil de CPQ connecté à Oracle permet donc de focaliser le service commercial sur les actions à plus forte valeur ajoutée, d’où une meilleure productivité de l’ensemble de l’équipe. Le taux de conversion des devis, notamment, s’en trouvera amélioré. En effet, d’une part, le client recevra systématiquement ce document en comprenant tous ses tenants et aboutissants, ayant même l’agréable impression de l’avoir co-construit. D’autre part, les commerciaux pourront profiter de cette image de professionnalisme dégagé par votre entreprise pour donner plus « de poids » aux éléments subjectifs qui ne transparaissent jamais sur un devis mais qui comptent dans le processus d’achat.
Un projet de configurateur synchronisé à Oracle ?
Un seul outil pour plusieurs rôles-clés
En règle générale, mieux vaut comprendre les principes de base d’un outil, quel qu’il soit, avant de s’en servir. Il ne s’agit que de bon sens, mais l’expérience montre qu’en matière de digitalisation, certaines entreprises ne prennent pas le problème par le bon bout. Il faut un progiciel de gestion intégré ? Pas de souci, on prend celui-ci ou celui-là. Il convient d’y adjoindre une CRM ? Idem, on l’intègre. Un module d’e-mailing ? Même combat ! Toutefois, si l’on ne se demande pas suffisamment en amont quel est son besoin, et quelles sont les fonctionnalités que l’on attend d’un logiciel, le fonctionnement du système tout entier sera … suboptimal, pour utiliser un euphémisme
Concernant plus précisément le logiciel de Configuration et son interfaçage avec Oracle, on peut distinguer trois intérêts majeurs à cette démarche, qui recoupent les trois idées contenues dans le terme CPQ.
- Ainsi, l’outil a pour rôle de permettre une configuration rapide et simple des produits / services selon le client à qui ils sont destinés. Il peut s’agir de caractéristiques techniques ou d’options de personnalisation, mais dans tous les cas, la procédure ne doit pas nécessiter plus d’une poignée de clics.
- Pour ce qui est de l’élaboration du tarif, ce sont les règles applicables (et la gestion des exceptions) qui entre en ligne de compte, avec un même objectif de simplifier le process. Bien sûr, un prix peut toujours varier suivant différents éléments (uniques ou combinables), de l’effet de volume aux remises propres à certains clients, mais le rôle de l’outil de CPQ consiste à ce qu’une telle tarification ne soit plus un chemin de croix. Tout doit donc être soigneusement conçu, en lien avec l’ERP Oracle, et il faut aussi que les éventuelles modifications manuelles – qu’on ne peut jamais totalement supprimer – se fassent sans « casser » la structure du système
- Quant à l’obtention du devis, elle découle logiquement des deux éléments précédents, reflétant à tous les coups une offre personnalisée et correctement chiffrée. Tous les acteurs n’étant certainement pas capables d’en dire autant, voilà un moyen de se différencier avec un avantage compétitif indéniable et prisé par les clients
Des aspects positifs qui se diffusent bien au-delà du commerce
Compte-tenu des éléments précédents, il serait tentant de faire un raccourci consistant à dire qu’un Configurateur CPQ est « un outil du Commerce », alors que son champ d’action se révèle en réalité beaucoup plus large que cela. Ainsi, en allant puiser certaines de ses informations dans Oracle, tout en rendant d’autres données sur les clients aisément accessibles, un tel logiciel apporte une plus grande transparence à tous les services de l’entreprise.
Si la Comptabilité a besoin de connaître les remises pour telle typologie de clients, elle y accédera très rapidement. Idem si le Juridique souhaite vérifier le respect d’un engagement contractuel de personnalisation d’un produit / service, ou bien encore si la Logistique souhaite anticiper sur les commandes en vérifiant le contenu des derniers devis envoyés. Une entreprise est faite de multiples rouages, or le cloisonnement de l’information dans des « silos de données » n’est jamais une bonne solution.
Cela étant posé, tous les avantages que nous avons listés ne peuvent se concrétiser qu’avec l’implication des utilisateurs du système. Il faut ainsi leur donner envie de s’en servir, d’où l’intérêt d’une interface conviviale et d’une ergonomie travaillée, mais aussi, bien sûr, les former correctement en amont.
L’apprentissage « sur le tas » a ses vertus dans la vie de tous les jours, mais rarement lorsqu’il est question d’ERP, de CRM ou de CPQ … La meilleure manière de procéder consiste à recenser d’apport quelques utilisateurs-clés, qui se formeront sur l’outil, puis construiront eux-mêmes des modules allégés à destination de leurs collègues ayant moins de liens avec le logiciel.
LA question à se poser : de quel outil de configuration avez-vous réellement besoin ?
Chaque entreprise est unique, de par sa taille, son histoire, le marché sur lequel elle évolue, les zones géographiques et les publics qu’elle vise, etc. Il en résulte que si un outil de CPQ sera systématiquement attractif pour une société, il ne peut pas s’agir d’un logiciel unique et rigide, c’est-à-dire sans possibilité de personnalisation et d’évolution. Pour veiller à ce qu’il soit pleinement utile, voilà les éléments à prendre en compte :
- Au contraire, un bon Configurateur vous permettra de le paramétrer en fonction de vos besoins. Plus largement, il apparait préférable de choisir un outil polyvalent, pouvant être utilisé pour plusieurs secteurs d’activité différents. Si une entreprise opère dans plusieurs domaines à la fois, ou si elle se diversifie (ce qui peut survenir au hasard d’une opportunité, donc de manière imprévisible), il n’est pas concevable qu’elle ait un outil de Configuration différent à chaque fois
- De surcroît, nous avons mentionné à plusieurs reprises la notion d’intégration entre le Configurateur et Oracle, mais cela mérite une précision. En effet, si l’on grossit le trait, n’importe quel outil de ce type peut être interfacé avec un ERP … ce qui varie, c’est le degré de qualité des échanges qui se font entre les deux systèmes.
- D’où l’intérêt, premièrement, de choisir un outil performant, et deuxièmement, de travailler en amont sur l’interfaçage avec la version d’Oracle utilisée dans votre entreprise. A titre d’exemple, il faut rapidement lever les craintes du service IT quant à la sécurisation de la synchronisation entre le Configurateur et l’ERP.
