Pour vous différencier et booster vos ventes, interfacez un configurateur CPQ avec votre ERP Dynamics !
Pour atteindre ce but, tous les collaborateurs doivent travailler, à leur niveau respectif, pour faire croître et entretenir d’aussi bonnes relations que possibles avec les prospects et clients. Or, en B2B, et plus précisément en ce qui concerne le processus « Configure – Price – Quote », des gains de productivité majeurs sont accessibles facilement.
Il suffit en effet d’implémenter un Configurateur de Produits, en lien avec votre ERP Dynamics, et nous allons à présent vous expliquer comment maximiser les performances de l’association de ces deux systèmes.
Quelques informations à (re)découvrir autour du processus C.P.Q et du logiciel de Configuration
Comme nous l’avons évoqué dans l’introduction, ce terme CPQ est en réalité un acronyme, correspondant à Configure (ou Personnalisation en français), Price (ou Tarification) et Quote (signifiant Devis).
En lui-même, le process n’a rien de révolutionnaire, et les commerciaux s’y emploient quotidiennement dans toutes les entreprises. Il s’agit concrètement de proposer aux prospects / clients des offres configurées au plus près de leurs desiderata.
Ensuite, le prix généré devra lui aussi être personnalisé en fonction de plusieurs paramètres (coûts de revient, taux de marge, remises ou majorations éventuelles, ancienneté du client, etc.).
Enfin, l’objectif final consiste à délivrer au prospect / client un devis en bonne et due forme, dans lequel il retrouvera l’ensemble des éléments nécessaires à sa prise de décision.
Bien sûr, deux enjeux s’entrelacent alors, avec d’une part, l’obtention d’une offre aussi rapide que possible, afin de permettre aux commerciaux de « battre le fer pendant qu’il est encore chaud », et d’autre part, la délivrance de données exactes et suffisamment précises.
L’ensemble du processus peut être réalisé manuellement, au prix de nombreuses interactions en interne, impliquant des échanges de mails et de fichiers Excel entre différents services. Ce système se montre cependant très chronophage, peu efficient, et il entraîne un risque élevé qu’une erreur finisse par se glisser quelque part, entraînant un résultat final qui fera douter le client du sérieux de votre société.
Il s’avère donc préférable d’opter pour un logiciel CPQ afin d’automatiser toutes les démarches mentionnées précédemment, permettant à tous les services un gain de temps non-négligeable (en particulier pour les commerciaux), et minimisant les risques d’un devis erroné.
Un projet de configurateur connecté à Dynamics ?
Le process C.P.Q à l’ère de la digitalisation, ou comment synchroniser efficacement un Configurateur avec Dynamics
Afin qu’un outil CPQ puisse fonctionner correctement, il a évidemment besoin d’accéder en temps réel à un certain nombre de données-clé, que l’on appelle des données maîtresses. Ces dernières ayant été préalablement – et soigneusement, espérons-le – renseignées dans un ERP tel que Dynamics, le lien entre les deux systèmes revêt une importance capitale.
Qui plus est, une telle intégration n’est pas quelque chose de ponctuel ; elle doit au contraire être pensée en amont comme un processus continu. En effet, si un élément nécessaire au logiciel CPQ est ajouté, modifié ou effacé dans l’ERP, il faut que l’information mise à jour soit immédiatement transférée à l’outil Configuration.
Quelles data un outil de CPQ a-t-il besoin d’obtenir depuis Dynamics ?
Un système PGI (Progiciel de Gestion Intégré), plus connu sous l’acronyme anglais ERP (Entreprise Resource Planning) permet de gérer toutes les activités quotidiennes d’une entreprise. Cette source unique d’informations, aussi actualisées et fiables que possible, et donc une véritable mine de données, mais toutes n’ont bien sûr pas vocation à être échangées avec un logiciel de Configuration.
Vous pourriez donc légitimement vous interroger sur les data que l’outil CPQ doit pouvoir récupérer depuis votre ERP Dynamics, et en voici un récapitulatif synthétique :
- 1) Les renseignements liées à votre entreprise, telles que son adresse et son numéro SIRET, par exemple, afin qu’elles soit retranscrites automatiquement sur le devis. Il se peut que ce soit également le cas pour les coordonnées du prospect / client, mais l’information peut aussi découler d’une CRM, ou bien être entrée « en dur » dans l’outil C.P.Q par un commercial.
- 2) Les données concernant le référencement de tous les produits et/ou services dont la société dispose dans son portfolio. Il s’agit là de s’assurer que lorsqu’une offre est « appelée » pour la génération d’un devis, elle correspond bien à celle pour laquelle le client a souhaité obtenir une proposition de prix.
- 3) Les informations sur les différentes options de personnalisation disponibles, qu’elles soient « de série » ou facturées en supplément. L’ERP doit ici pouvoir partager avec le Configurateur) l’intégralité des configurations réalisables. Par conséquent, si l’une d’elles n’apparait pas dans le PGI, elle sera considérée comme infaisable, et ne sera pas proposée dans l’outil CPQ.
- 4) Les éléments liées à la tarification de l’offre, dont le prix de revient d’un produit ou d’une prestation, augmenté de la marge souhaitée, et ajusté selon certains paramètres : quantité commandée, remise pour les nouveaux clients ou pour les plus fidèles, ristourne spécifique pour les membres d’un groupement, etc.
Pourquoi vos distributeurs raffoleront de la mise en place d’un Configurateur performant
Dans le cadre d’un processus « Configure-Price-Quote » d’arrière-garde, sans logiciel dédié pour l’automatiser, les réseaux de distribution se retrouvent fréquemment pris entre le marteau et l’enclume.
D’un côté, ils sont en contact direct avec les prospects / clients qui leur réclament des devis rapides et précis, et de l’autre côté, ils font face aux lenteurs – compréhensibles – de leurs interlocuteurs auprès des sociétés qu’ils représentent afin d’obtenir les informations dont ils ont besoin.
Bien sûr, un tel fonctionnement s’avère suboptimal, et là encore, il y a un risque d’erreur non-négligeable à l’arrivée ; or, plus vous multipliez les demandes, et plus la probabilité d’un résultat faux augmente. Il y a donc là quelque chose de paradoxal, qui pourrait pousser les distributeurs à ne pas demander autant de devis qu’ils en seraient pourtant capables …
Incontestablement, un logiciel de Configuration permet de solutionner le problème, en prodiguant davantage d’autonomie à votre réseau de distribution. Il lui suffira de mentionner quelques informations sur le prospect / client pour que le système, via sa synchronisation avec Dynamics fasse remonter les informations utiles – et uniquement celles-ci. Le reste de vos données maîtresses restera donc parfaitement confidentielles, tandis que le prospect / client aura obtenu un devis impeccable en un minimum de temps.
Les deux possibilités qui s’offrent à vous lors de l’implémentation d’un Configurateur synchronisé avec l’ERP … et celle qu’il est préférable de choisir !
En matière d’intégration du logiciel de CPQ avec Dynamics, il y a deux méthodes envisageables.
Ainsi, il est tout d’abord possible d’utiliser l’outil de Configuration en tant que tel, au travers d’un interfaçage qui nécessitera quelques allers-retours avec les utilisateurs pour optimiser l’ergonomie, et s’assurer que toutes les données utiles sont bien présentes au bon endroit. C’est notamment le choix que font les entreprises qui préfèrent avoir un logiciel spécifique pour un process donné.
L’autre option envisageable consiste à faire fonctionner le logiciel de Configuration en « toile de fond ». Les utilisateurs qui ne veulent pas avoir à gérer un nouvel interface et apprécient fortement celui de Dynamics accèderont ainsi indirectement à l’outil CPQ, qui opérera en arrière-plan.
Dès lors, se pose légitimement la question suivante : une formule est-elle meilleure que l’autre ? A vrai dire, c’est plutôt une problématique de faisabilité qui se pose, et qui impose d’elle-même une réponse.
Oui, l’option d’intégrer le configurateur dans l’ERP existe, mais nous ne saurions trop vous la déconseiller, car elle est extrêmement complexe. Nous n’irons pas jusqu’à la décrire comme infaisable – encore que, dans certains cas, c’est factuellement le cas – mais il vaut mieux disposer d’un outil spécialisé externe, du moment qu’il est correctement connecté aux données de l’ERP.
Derniers conseils pour maximiser vos chances de succès
La première recommandation qu’il convient d’avoir à l’esprit, c’est que tous les outils C.P.Q. ne proposent pas le même degré d’adaptabilité en fonction de l’évolution du business d’une entreprise. Or une activité est forcément changeante, sans même parler de diversification pure et simple – mieux vaut donc choisir un logiciel de Configuration polyvalent.
La seconde incitation que nous voulions vous communiquer réside dans l’importance de la formation de vos équipes. En effet, plus elles se sentiront en confiance avec l’outil, et plus elles sauront en tirer avantage au maximum de ses possibilités – et c’est tout particulièrement vrai avec les key users du système.
