Vous voulez doper vos performances commerciales ? Connectez votre ERP Dolibarr à un Configurateur (CPQ) !
Derrière cette évidence se trouve une impérieuse nécessité : soigner la « relation client » du mieux possible, notamment au travers d’outils informatiques adaptés et performants. De prime abord, on pense à un logiciel de CRM, mais ce ne doit pas être l’arbre qui cache la forêt, car cet outil, seul, n’est pas optimum dans la gestion du process C-P-Q, sur lequel nous reviendrons plus en détails.
A ce stade, ayez simplement à l’esprit qu’avec un ERP aussi efficace que Dolibarr, vous êtes assurément sur le bon chemin, mais qu’il est possible – et même simple – d’en « booster » les performances grâce à un Configurateur soigneusement intégré.
Présentation du processus C.P.Q
Si la montée en puissance des logiciels CPQ se révèle plutôt récente, le processus en lui-même n’a rien d’une nouveauté, et toutes les équipes commerciales – peu importe la taille de l’entreprise, ou son secteur d’activité – doivent s’y tenir. Il s’agit, sans surprise, d’un acronyme anglo-saxon, signifiant : Configure – Price – Quote.
La première idée sous-jacente, c’est que le Commerce doit veiller à proposer un produit ou un service aussi personnalisé que possible à chaque prospect et/ou client. Il en résulte un besoin de pouvoir configurer rapidement l’offre, tout en ayant la certitude de sa faisabilité.
Ensuite, il convient d’établir une tarification pour le bien ou la prestation ainsi proposée, en tenant compte de divers facteurs : politique de la marge sur coût variable, ristournes en cas de commandes de grande quantité, remise ou majoration selon la typologie de client, etc.
Enfin, la partie « Quote » du CPQ fait tout simplement référence à l’élaboration d’un devis à partir des éléments mentionnés précédemment. Bien sûr, il faut ici faire preuve de rapidité, pour « battre le fer tant qu’il est chaud », mais sans commettre d’erreur qui conduirait le destinataire à douter du sérieux de l’offre
Un projet de configurateur connecté à Dolibarr ?
Les – bonnes – raisons d’une intégration poussée du logiciel CPQ avec l’ERP
Un Configurateur (CPQ) permet d’automatiser l’ensemble des tâches évoquées ci-dessus, ce qui libère du temps au « Sales Department » pour véritablement aller chercher de nouvelles affaires, toute l’entreprise gagnant en efficience par la même occasion.
Toutefois, pour que cela soit possible, le logiciel a besoin de puiser un certain nombre de données maîtresses qui figurent dans Dolibarr. N’oublions pas que le premier objectif d’un outil CPQ réside dans la mise à disposition quasi-instantanée de toutes les configurations possibles pour un produit / service donné. Dès lors, on comprend aisément qu’il lui soit nécessaire de puiser ces informations à la source, c’est-à-dire dans le progiciel de gestion intégré.
En outre, ce lien entre l’ERP et le logiciel CPQ n’est pas une opération « one-shot ». Au contraire, il s’entend sur la durée, de manière à ce que chaque donnée mise à jour, ajoutée ou supprimée dans Dolibarr soit aussitôt actualisée dans le Configurateur de produits.
Pour bien comprendre ce dont il retourne, appuyons-nous sur un exemple concret. Votre entreprise vend des cabanes de jardin, et dans l’ERP, figurent une multitude de données maîtresses concernant les matières premières, les gabarits réalisables, les coûts de main d’œuvre, les remises aux groupements de clients, etc. Tous ces éléments serviront donc à « nourrir » l’outil CPQ pour que les commerciaux soient in fine en mesure d’envoyer un devis fiable en quelques clics seulement.
Soulignons qu’en l’absence d’un tel logiciel de configuration, toutes ces opérations impliquent des interventions manuelles fréquentes, générant à chaque fois un risque d’erreur croissant.
Quelques précisions sur les data échangées entre les deux systèmes
Lorsque vos équipes utilisent Dolibarr, elles le font pour stocker (ou rechercher) l’ensemble des informations qui permettent de définir votre offre. Indéniablement, toutes ces données n’ont pas le même degré d’utilité pour un outil C.P.Q, et voici celles qui sont indispendables :
- En termes de référencement, tout d’abord, il est crucial que les deux outils reposent sur la même base d’articles, afin que les demandes de devis portent bien sur les produits / services dont le client a réellement besoin
- Comme nous l’avons déjà évoqué, il faut ensuite que toutes les options de configuration possibles aient été préalablement listées et correctement codifiées dans l’ERP. A ce stade, peu importe qu’elles soient gratuites ou payantes, ce qui compte, c’est qu’un commercial puisse immédiatement dire à la personne en face de lui si telle ou telle personnalisation est réalisable.
- Vient ensuite la problématique des règles tarifaires différenciées. Il convient en effet que le marketing et le contrôle de gestion aient précisé dans Dolibarr quelle marge ils entendent générer de la part d’une offre donnée.
- Enfin, cette donnée sera modifiée selon les codes de remise propres à chaque client (d’où l’importance des engagements contractuels que le Juridique indique dans l’ERP), ou bien adaptée suivant le volume en jeu
Une possibilité à ne pas négliger : la mise à disposition du Configurateur dans votre réseau de distribution
Pour les entreprises qui s’appuient sur des distributeurs, soit en appui soit en remplacement de leur force commerciale interne, sachez qu’il est parfaitement envisageable que la plateforme CPQ leur soit accessible.
Dans les faits, les distributeurs en question se contenteraient de renseigner chaque commande dans l’outil, avec les données nécessaires à son traitement, depuis ses propres coordonnées jusqu’à celles du client, en passant bien sûr par les détails sur la configuration retenue
Ensuite, dans le cadre d’une synchronisation aussi fluide que possible avec Dolibarr, toutes ces data remonteraient jusqu’à l’ERP, qui, en retour, transmettraient au logiciel de configuration les informations de facturation – voire les éléments techniques supplémentaires, si le client en a fait la demande.
En d’autres termes, plutôt que de devoir constamment contacter leurs relais au sein de la société, faisant perdre du temps à tout le monde, vos distributeurs se retrouveraient beaucoup plus autonomes, mais en toute sérénité puisqu’opérant dans le cadre d’un processus C-P-Q parfaitement cadré et automatisé.
Le fonctionnement du logiciel de configuration en arrière-plan : une alternative envisageable … et déconseillée !
Bien entendu, si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser un Configurateur en tant que logiciel supplémentaire, venant s’ajouter à l’ERP. De nombreuses entreprises préfèrent cette solution pour insister sur le processus C-P-Q dans son ensemble, mais aussi parce que les utilisateurs apprécient une interface directe avec l’outil.
Pour autant, d’autres sociétés hésitent parfois et pourraient être tentées de laisser le logiciel de configuration œuvrer en arrière-plan. Vos collaborateurs continueraient alors à utiliser quasi-exclusivement l’ERP, rendu plus performant en matière de génération automatique de devis personnalisés.
L’expérience montre que s’il est théoriquement possible d’avoir un outil de C.P.Q en toile de fond, il est en réalité extrêmement difficile de concevoir un système efficace de cette manière – pour ne pas dire tout bonnement irréalisable dans un certain nombre de cas. Par conséquent, il apparait nettement préférable d’opter pour un logiciel de Configuration spécifique, et soigneusement synchronisé à l’ERP.
De l’intérêt d’un outil polyvalent et d’utilisateurs motivés
Les outils visant à automatiser le process Configure-Price-Quote ayant le vent en poupe, ils sont de plus en plus nombreux, mais vous ne serez pas surpris d’apprendre que tous ne se valent pas. Ainsi, l’un des premiers critères différenciants réside dans le degré de polyvalence du logiciel ; c’est-à-dire sa capacité à s’adapter au profil de l’entreprise utilisatrice et aux éventuelles évolutions qu’elle pourra rencontrer à l’avenir
Par expérience, nous constatons ainsi encore trop souvent que des sociétés se retrouvent contraintes de repartir d’une page blanche en matière d’outil de configuration, après avoir choisi de se diversifier. De fait, le logiciel qu’elles utilisaient n’était capable de gérer qu’un seul secteur d’activité, alors qu’il y a bien sûr des solutions évolutives, pouvant accompagner l’entreprise tout en long de sa vie
De surcroît, il est essentiel d’appuyer son processus C-P-Q sur des collaborateurs ayant envie de se servir de l’outil mis à leur disposition. Et, en la matière, il n’y a pas de secret : il vous faut des utilisateurs formés, opérant sur un outil informatique suffisamment ergonomique pour ne pas les rebuter.
Le mot de la fin
En conclusion, l’intérêt d’un logiciel de configuration ne fait évidemment plus le moindre doute, s’agissant de prodiguer à tous vos prospects/clients des offres personnalisées, rapides, et fiables. Alors, si ce n’est déjà fait, foncez et en liant cet outil à votre ERP, vous aurez assurément la formule gagnante !
