Interfacer son Configurateur (CQP) avec l'ERP INFOR pour vos succès de demain
Quel que soit le secteur d’activité dans lequel évolue votre entreprise, il ne fait aucun doute que la « relation client » prend une place de plus en plus importante. A ce titre, elle constitue donc un véritable enjeu pour l’obtention d’un avantage concurrentiel majeur. Si l’on compare deux solutions équivalentes, aux prix quasi-identiques, c’est quasi-systématiquement celle de la société prodiguant la meilleure « expérience client » qui sera retenue.
Dès lors, toutes les forces vives de la société doivent s’employer à optimiser la gestion de cette « relation client », en particulier en ce qui concerne les outils informatiques, tels que la CRM. Toutefois, celle-ci ne représente pas l’alpha et l’omega de la solution, et dans le domaine du C.P.Q., mieux vaut disposer d’un logiciel de configuration spécifique, intégré à votre ERP.
D’ailleurs, avec cet article, et après un bref rappel des enjeux du process C.P.Q., nous étudierons de quelle(s) manières(s) maximiser les atouts qui s’ouvriront à vous dans le cadre de la synchronisation d’un Configurateur de Produits avec Infor.
Que faut-il avoir en tête lorsqu’on parle d’automatisation du processus « C.P.Q »
Tout d’abord, et contrairement à ce que la multiplication récente des logiciels dédiés pourraient laisser supposer, il ne s’agit pas d’un process inédit. A vrai dire, dans toutes les entreprises, de la petite start-up au grand groupe mondial, on l’utilise quotidiennement dans le « Sales department ».
Pour faire simple, cet acronyme renvoie à trois tâches cruciales que tout commercial se doit de savoir gérer :
- C pour Configure, ou Personnalisation si vous préférez.
- P pour Price, avec la logique de tarification de l’offre.
- Q pour Quote, l’objectif final étant bien sûr de délivrer un devis au client / prospect.
Que votre business soit principalement en B2B ou en B2C, les clients sont incontestablement en quête de personnalisation, mais toutes leurs demandes ne sont pas réalisables. Avec un logiciel CPQ performant, votre équipe commerciale pourra donc déterminer très rapidement, et en parfaite autonomie, si telle ou telle configuration est envisageable.
Par ailleurs, il est logique qu’un bien / service ne soit pas tarifé pour tous de la même façon. Ainsi, il y a souvent des remises liées à de grosses commandes, ou bien réservées aux nouveaux clients, voire à certains groupes ayant négocié des conditions spécifiques pour leurs adhérents. Dans ce cadre, un bon Configurateur doit pouvoir tenir compte de tous ces paramètres – et de la marge minimale acceptable – afin de déterminer automatiquement un prix pour un client donné.
N’oublions pas non plus qu’il est crucial d’apporter une réponse fiable, certes, mais également rapide, et qu’en matière de devis, la combinaison de ces deux éléments accroit considérablement les chances de succès.
Un projet de configurateur connecté à Infor ?
Pourquoi vous ne regretterez pas d’intefacer le Configurateur avec Infor
Dans la mesure où un logiciel de Configuration cible une automatisation de tâches contraignantes, énergivores et n’apportant pas grand-chose en elles-mêmes, il est évident qu’il booste l’efficience du Commerce.
C’est d’autant plus vrai que si vous n’avez pas de logiciel CPQ, toutes vos équipes s’échangeront des fichiers remplis manuellement à longueur de temps, d’où un risque considérable d’aboutir tôt ou tard à une fâcheuse erreur.
Pour autant, cela n’est possible que si le Configurateur peut facilement accéder à toutes les informations fiables dont il a besoin dans l’ERP. Ce sont les fameuses « données maîtresses », ou du moins une partie d’entre elles, et cet aspect s’avère capital pour le succès de la synchronisation de l’outil C.P.Q avec Infor.
Qui plus est, nous ne parlons pas ici d’une opération en « one-shot », mais d’un lien pérenne, afin que chaque modification apportée dans l’ERP – y compris les éventuelles créations et suppressions de références et de configurations – soient aussitôt prises en compte dans le logiciel de Configuration.
Ces datas de l’ERP dont le CPQ a besoin
Un ERP détient en quelque sorte l’essence d’une entreprise, et il est évident qu’un logiciel de Configuration n’a pas besoin de toutes les données contenues dans un tel progiciel de gestion intégré. Dès lors, on peut légitimement se demander quelles sont les informations requises pour le bon fonctionnement d’un outil de C.P.Q. et les voici :
- Les informations propres à chaque référence disponible, pour que l’ensemble des produits et/ou services « de base » soient correctement répertoriés.
- Les données concernant les différentes configurations réalisables pour chaque référence, en partant donc du principe que si une option de personnalisation n’est pas présente dans l’ERP c’est qu’elle n’est pas faisable
- Les éléments de tarification issus de la Finance, pour déterminer le coût de revient de chaque offre
- Les remises ou majorations et leurs conditions d’accessibilité, de manière à aboutir à un prix final qui sera lui-aussi personnalisé
- Enfin, bien sûr, les coordonnées de l’entreprise afin qu’elles figurent en bonne et due forme sur le devis
Quel lien établir entre le Configurateur et les distributeurs
Certaines entreprises font appel à un réseau de distribution afin d’atteindre le plus grand nombre de clients possible, or si cette structure pouvait profiter d’un outil CPQ, elle gagnerait significativement en efficacité.
En effet, en l’absence d’un tel logiciel, les distributeurs sollicitent systématiquement leurs relais au sein de l’entreprise, faisant perdre du temps à tout le monde, et générant un risque accru d’erreurs.
A contrario, en permettant au réseau de distribution d’accéder à un outil d’optimisation du processus C.P.Q, vous leur facilitez la tâche, sans toutefois communiquer des informations sensibles dont ils n’auraient pas besoin – qui resteront stockés dans Infor uniquement.
Ainsi, lorsqu’un distributeur désire générer un devis, il lui suffit de quelques clics pour renseigner ses propres coordonnées, celles du destinataire bien sûr, et les éléments de personnalisation souhaités. Au travers de l’intégration de l’outil de Configuration avec l’ERP, il sera en mesure d’envoyer quasiment aussitôt le document, avec le degré de précision attendu par le client / prospect. Evidemment, vous pouvez être certain que ce dernier saluera le professionnalisme de la démarche.
Un fonctionnement en direct, ou via l’ERP : un choix qui s’impose finalement de lui-même !
Lorsqu’on envisage la synchronisation d’un logiciel de Configuration avec le PGI, deux possibilités s’offrent aux entreprises. Elles peuvent tout d’abord opter pour une formule « normale », dans laquelle l’outil nouvellement intégré est accessible par ses utilisateurs de manière directe, en tant que logiciel à part entière.
La deuxième possibilité réside dans un opération « transparente » du Configurateur, avec toutes ses fonctionnalités théoriquement disponibles depuis l’ERP.
Nous sommes souvent questionnés sur la meilleure méthode à privilégier. Or il ne fait aucun doute qu’il convient d’éviter un fonctionnement en arrière-plan, pour la simple et bonne raison qu’il complexifie considérablement les choses. En prodiguant aux utilisateurs un logiciel dédié pour un besoin spécifique, vous répondrez favorablement à leurs demandes, en vous épargnant bien des tracas.
Quelques conseils pour conclure
A ce stade de votre lecture, il y a fort à parier que vous ne doutiez plus de l’intérêt d’un logiciel de Configuration, correctement paramétré avec votre Infor. Toutefois, pour en profiter au maximum, il y a encore deux éléments sur lesquels nous souhaiterions insister.
Premièrement, tous les outils dits de C.P.Q. n’affichent pas le même niveau de polyvalence, en particulier lorsqu’il est question de gérer des offres dans plusieurs secteurs d’activité. La diversification étant pourtant l’un des moyens de croissance d’une entreprise, vous comprendrez aisément qu’il vaut mieux choisir un logiciel qui puisse vous accompagner dans cette démarche, le cas échéant.
Deuxièmement, veillez à la formation de vos collaborateurs, pour qu’ils se sentent partie prenante du succès de la solution au sein de votre entreprise. Pour cela, optez pour un outil ergonomique, d’une part, et soignez toute particulièrement la phase d’apprentissage des key users. En effet, ce sont eux qui donneront aussi le tempo dans la société pour former leurs collègues ayant moins souvent affaire au logiciel.
Au final, si vous adoptez une démarche structurée pour l’intégration de l’outil CPQ, vous vous assurerez de mettre toutes les chances de votre côté avec un logiciel polyvalent, adapté à votre besoin, agréable à utiliser, et qui bénéficiera d’utilisateurs-clés correctement formés en amont.
