La clé du succès ? Synchronisez un configurateur commercial à votre ERP EBP !

A ce stade de votre lecture, vous vous interrogez peut-être sur les avantages concrets d’un tel outil, en particulier vis-à-vis de votre propre ERP. Après tout, vous avez sans nul doute choisi EBP avec soin, notamment pour son historique d’une quarantaine d’année et son focus inébranlable sur l’Entreprise de Bureautique Professionnelle. Dès lors, que peut bien apporter un configurateur de Produits ? Comme vous allez le constater dans les paragraphes qui suivent, la réponse s’impose d’elle-même : « beaucoup de choses ! »

L’adaptabilité en guise de clef de voûte

Faire le choix d’un configurateur efficace, et qui soit réellement adapté à vos desiderata, cela signifie que vous pourrez proposer un degré élevé de personnalisation à vos clients, pour répondre à leurs propres besoins, dans toute leur diversité. Que l’on raisonne ici dans le cadre d’une société industrielle ou tertiaire n’a finalement pas d’importance : un outil CPQ doit disposer de paramètres de configuration lui offrant une grande flexibilité pour modifier aisément tous les produits / services proposés. Compte-tenu du temps passé à développer un nouveau projet, les équipes qui travaillent dessus ont parfois un biais de confirmation, parfaitement compréhensible, mais regrettable. Ainsi, elles estiment assez souvent que le produit / service en question ayant été mûrement réfléchi et soigneusement mis au point, il n’est pas nécessaire de le décliner en de multiples variations. Pourtant, si l’on revient aux fondamentaux d’une entreprise, il apparait clairement que le but n’est pas l’autosatisfaction des collaborateurs, mais bel et bien l’apport de solutions dont les clients sont en attente. Ainsi, plus vous serez en mesure d’offrir de la personnalisation, et plus votre produit / service paraîtra attractif. En parallèle, les « consomm’acteurs » actuels n’ont plus le même degré de patience que leurs aînés. Pour qu’une entreprise puisse continuer de croître, elle se doit donc d’agir aussi promptement que possible – sans toutefois commettre d’erreur préjudiciable, bien sûr. Or, justement, si vous connectez un configurateur de Produits à votre ERP EBP, les configurations personnalisées pourront être transmises très rapidement entre toutes les parties prenantes. Votre organisation gagnera en réactivité, et il s’agit typiquement d’un atout concurrentiel majeur dont vos clients se souviendront

Décloisonnez « les silos » …

Lorsqu’une entreprise fonctionne correctement, quel que soit son secteur d’activité, l’un des plus grands dangers latents réside dans la puissance du statu quo, car il peut masquer les défauts dans l’organisation du travail. Pourtant, on sait aujourd’hui que ceux-ci sont responsables de coûts significatifs, or l’unes des problématiques majeures réside dans les « cloisons » qui se créent au fil du temps entre les différents services. Chaque département construit son propre silo de données et d’information, alors même qu’il faudrait au contraire faire disparaître ces barrières. Chaque collaborateur impliqué doit disposer des informations nécessaires à son travail sans devoir retourner ciel et terre, ce qui implique d’avoir accès à des données intégrées au préalable d’une manière claire et consistante. Ainsi, les risques d’erreurs seront considérablement atténués, tout comme les malentendus ; les salariés en bénéficieront, avec un climat de travail apaisé et plus efficace, ce qui rejaillira sur la satisfaction de la clientèle. Si votre société dispose d’un configurateur commercial intégré avec EBP, tous les collaborateurs concernés pourront accéder en temps réel à des informations fiables, notamment en ce qui concerne la configuration spécifique d’un produit/service pour un client donné. Dès qu’une commande aura été confirmée, elle sera donc traitée dans les meilleures conditions possibles – y compris en matière de gestion des stocks.

… et oeuvrez pour que tous les salariés travaillent vraiment ensemble

Ainsi que nous l’avons vu précédemment, les « silos informationnels » tendent à se former assez rapidement, et c’est finalement assez logique, car ils vont souvent de pair avec une forme de rivalité entre les différents départements d’une même entreprise. Ladite rivalité peut avoir des effets bénéfiques lorsqu’elle entraîne le collectif vers un but commun, mais trop souvent, elle « grippe » les mécanismes et devient donc contre-productive. Un exemple étant parfois plus parlant que mille mots, mettons-nous du côté des commerciaux un bref instant. Leur rôle consiste à maximiser les ventes, bien sûr. Cependant, si les composants / matières premières nécessaires à la fabrication ne sont pas encore arrivés en Production, ou bien si l’infrastructure nécessaire au service proposé connait des bugs, la Logistique rechignera à accepter un surcroît de commandes – d’autant plus si celui-ci n’a pas été correctement anticipé. Fort heureusement, à chaque problématique sa solution, qui se matérialise ici par la création d’un lien fort entre le configurateur de produits, d’une part, et l’ERP EBP d’autre part. De fait, s’ils sont correctement synchronisés, tout semblera plus facile, comme si les rouages étaient soudainement huilés, avec des délais de production réduits, des stocks mieux gérés, des process enfin automatisés pour exprimer leur plein potentiel, etc.

De l’intérêt d’un configurateur à la fois puissant et polyvalent

Une entreprise peut avoir des concurrents, bien sûr, mais si elle existe de façon pérenne, c’est parce que, d’une manière ou d’une autre, elle a démontré la pertinence de sa singularité. Pour reformuler, chaque société est unique, et avant d’implémenter un logiciel – du plus simple au plus complexe – il faut tenir compte de ses besoins spécifiques. Dans le cas contraire, le risque est de se retrouver avec un outil inefficace, ou peut-être pire encore, extrêmement performant et parfois couteux, mais dont les collaborateurs n’auraient pas réellement l’utilité. Pour éviter ces écueils, voici nos conseils :

• Tout d’abord, nous nous ne saurions trop vous recommander d’opter pour un logiciel CPQ ayant la faculté de s’adapter à différents environnements, et capable de gérer plusieurs secteurs d’activité au sein d’une seule et même entité. Après tout, de nombreuses entreprises finissent par se diversifier, et disposer d’un outil de configuration commerciale réellement polyvalent sera toujours un atout significatif.
• En outre, pour des raisons évidentes, vous souhaiterez que l’intégration de cet outil soit aussi fluide que possible, et se fasse sans poser de problème en matière de sécurité informatique – d’où l’intérêt de choisir un configurateur ayant nativement été conçu pour s’interfacer cet ERP.
• Enfin, ne négligez pas la formation des utilisateurs. En effet, de leur connaissance des tenants et aboutissants du logiciel (dont ses liens avec EBP) réside une grande partie du succès de l’opération. C’est d’ailleurs la raison principale pour laquelle quelques key users doivent être choisis en amont du projet, pour permettre ensuite à tous les salariés concernés d’être formés au plus près de leurs besoins quotidiens. La théorie est essentielle, bien sûr, mais si l’on ne peut pas donner un côté pratico-pratique aux atouts d’un outil, force est de constater qu’il perd aussitôt en attrait …