Les avantages d’un configurateur CPQ synchronisé à Open Prod – et comment en tirer parti au mieux
Nous étudierons évidemment en détail cet outil dans le cadre de ce contenu, mais sachez qu’en connectant un logiciel de configuration performant à un ERP tout aussi efficace, tel qu’OPEN PROD, vous disposerez d’un ensemble cohérent qui renforcera la performance globale de votre société. Avouez que ça mérite quelques minutes de lecture …
Que se cache-t-il derrière l’acronyme « C.P.Q. » ?
Ce terme, qui nous vient de l’anglais, regroupe trois idées principales, « Configure, Price, Quote » – ou « Personnalisation, Tarification, Génération de devis » en français – mais de quoi s’agit-il réellement ?
Concrètement, l’outil a été pensé pour faciliter la gestion des configurations personnalisées et des règles tarifaires complexes, de manière à automatiser les devis adressés aux clients / prospects. L’objectif, c’est qu’en quelques clics, un commercial puisse sélectionner les caractéristiques des offres les plus adaptées pour chaque client.
Le logiciel déterminera ensuite le prix de cet ensemble, et générera un devis dont le degré de détail pourra être adapté facilement en amont. S’agissant d’un outil principalement orienté pour les ventes, il peut s’intégrer dans un ensemble plus large, celui de la GRC (Gestion de la Relation Clients).
Cela étant posé, s’interroger sur le ROIC (Return On Invested Capital) d’une solution informatique, quelle qu’elle soit, reste tout à fait rationnel, or l’utilité d’un bon outil CPQ ne fait aucun doute ! Ainsi, selon les plusieurs études récentes, les équipes commerciales peuvent consacrer environ 35% de leur temps à générer davantage de chiffre d’affaires – autrement dit, la plus-value majeure qu’elles sont censées amener à l’entreprise ne représente qu’un tiers de leurs efforts quotidiens.
Le reste du temps, le Commerce recueille des données, les trie, essaye de les analyser sur des logiciels tels qu’Excel ou Access, part en quête d’information auprès du Marketing ou du Juridique, notamment, afin de finaliser les devis. Cette structure n’est pas suffisamment efficiente, car plus il y a de manipulations manuelles, et plus grand est le risque d’erreur.
Inversement, si l’entreprise dispose d’un Configurateur performant, la productivité de ses commerciaux grimpera en flèche. En effet, ils ne perdront plus de temps sur des activités chronophages à faible valeur ajoutée, et ils pourront proposer des solutions plus personnalisées à leurs clients/prospects, dans des délais raccourcis.
Un configurateur synchronisé à Open Prod ?
Les avantages d’une connexion fiable et rapide entre Open Prod et le configurateur
Votre progiciel de gestion intégré, Open Prod, renferme des « données maîtresses ». Ces informations se révèlent vitales pour que l’outil de configuration des produits puisse opérer correctement, car elles incluent une variété insoupçonnée de détails sur toutes vos offres. Or, pour paramétrer efficacement votre configurateur, il est essentiel de disposer d’autant de ces données maîtresses qu’il vous sera possible d’en collecter.
Par exemple, si vous souhaitez configurer des produits tels que des clôtures ou des haies, il vous faudra accéder à des informations concernant aussi bien leur dimensions maximales que les matières premières utilisées et les diverses options disponibles (de coloris, entre autres).
Ces éléments fondamentaux, tous soigneusement stockés dans Open Prod, servent de socle à la création et au bon fonctionnement de votre configurateur. Ils garantissent notamment que toutes les spécifications des produits sont correctement intégrées.
En outre, après la mise en place complète de l’outil de configuration, le fait de maintenir une intégration active et fonctionnelle entre le logiciel CPQ et l’ERP reste essentiel. Pour reprendre la même analogie, si vos produits évoluent et qu’une hait peut désormais atteindre une hauteur maximale de 3.10m au lieu de 2.80m auparavant, il vous suffit de mettre à jour les informations dans votre ERP.
Au travers d’une synchronisation suffisamment robuste, ces changements seront ensuite automatiquement reflétés dans l’outil C.P.Q, garantissant donc que toutes les configurations futures tiennent compte des nouvelles spécifications sans nécessiter d’interventions manuelles répétitives.
Par ailleurs, que vos distributeurs aient un accès à la plateforme C.P.Q peut simplifier le processus de création de configurations, devis et commandes. Toutefois, cela nécessite bien entendu une intégration fluide avec Open Prod pour gérer efficacement l’arrivée des commandes.
Concrètement, une fois qu’un distributeur initie une commande via le CPQ, les informations pertinentes (son nom et ses coordonnées, ainsi que les détails sur l’offre personnalisée) doivent être transmises à Open Prod.
Opel Prod utilise ensuite ces données pour générer toute la partie « facturation », ainsi que des nomenclatures suffisamment précises, sans oublier des présentations techniques détaillées. Cette intégration implique donc que chaque commande soit traitée rapidement, et avec précision, optimisant la qualité du service au client et réduisant en parallèle les risques d’erreurs.
Les différentes manières de concevoir la relation entre l’ERP et l’outil C.P.Q
En fonction des préférences de chacun, il est tout d’abord envisageable de se servir d’un Configurateur sans avoir besoin d’ouvrir constamment le logiciel C.P.Q. Dans ce cadre, une intégration aussi directe que possible entre l’ERP et le logiciel constitue indéniablement la meilleure solution possible. Ainsi, directement depuis votre ERP, vos équipes sont en mesure d’effectuer des modifications rapides, telles que la mise à jour des numéros d’articles.
Le CPQ, opérant en arrière-plan, traite alors ces configurations et renvoie à son tour les informations mises à jour à Open Prod. Cela crée un flux de travail optimisé dans lequel l’interaction avec le C.P.Q est minimisée, mais tout en garantissant que les configurations restent précises – et bien à jour.
Les systèmes de C.P.Q et d’ERP contiennent une vaste quantité de données critiques pour les opérations commerciales. Il est donc essentiel que ces systèmes puissent échanger des informations de manière efficace et continue, et voici les différentes données concernées
- Prix : Synchronisation des informations tarifaires pour assurer la cohérence des devis et des facturations.
- Référencement : Mise à jour des identifiants des produits pour garantir que les configurations et les commandes correspondent bien aux articles corrects dans l’ERP.
- Options produits : Réflexion des diverses options et variantes de produits disponibles dans le logiciel de configuration dans l’ERP, pour une gestion précise des inventaires et des commandes.
- Configurations : Transfert des détails des configurations produits créées dans l’outil de configuration à l’ERP pour assurer une production et une livraison conformes aux spécifications du client.
Quelques conseils supplémentaires pour optimiser l’intégration de votre Configurateur avec Open Prod
Nous avons souligné à plusieurs reprises qu’une configuration au plus près des besoins du client constitue un besoin fondamental, et c’est aussi le cas pour votre société vis-à-vis de son logiciel CPQ.
Il se peut que vous ayez plusieurs activités différentes, ou bien que vous songiez à une forme ou une autre de diversification. Il est également possible que votre organisation interne soit singulière au sein d’un secteur d’activité donné. Quelle qu’en soit la raison, force est de constater qu’il est préférable de se tourner vers un logiciel capable de s’adapter à son environnement. Dit autrement, il vous faut un outil flexible et polyvalent.
De plus, pour qu’un logiciel de configuration soit efficace à 100%, l’intégration avec Open Prod réclame une attention particulière, dans le but d’atteindre un haut degré de synchronisation avec votre ERP. Les deux systèmes présentent indépendamment des atouts, mais leur association, si elle a été bien pensée et bien réalisée, se traduira par un résultat supérieur à la somme de chaque élément pris séparément.
Conclusion
Les Configurateurs de Produits rencontrent un succès croissant, et il n’y a rien de surprenant à cela, car en lien avec un ERP tel qu’ Open Prod, ils peuvent bénéficier à toutes les sociétés, de la TPE au groupe international. Après tout, les clients attendent davantage de personnalisation des offres, ainsi que des devis rapides et précis, or l’objectif premier d’une entreprise a toujours été – et restera toujours – de répondre aux besoins de sa clientèle.
Plus votre structure gagnera en efficacité à ce niveau, et plus elle se démarquera positivement de ses compétiteurs. Un outil CPQ efficace n’apportant in fine que des bénéfices, et aucune contrepartie négative, il n’y a vraiment plus à hésiter !
