En synchronisant votre ERP Proginov avec un Configurateur (CPQ) performant, prenez une longueur d'avance.
Ainsi, après une explication plus poussée sur le fonctionnement d’un Configurateur commercial, nous nous intéresserons aux différentes plus-values qu’il peut apporter à votre entreprise, en particulier dans le cadre d’une intégration poussée et réussie avec Proginov. Restez avec nous, car cette lecture pourrait bien vous aider à booster la compétitivité du Commerce, et tirer également l’ensemble des services vers le haut !
On rencontre de plus en plus souvent les lettres « C.P.Q. », mais que signifient-elles vraiment ?
Le concept de CPQ fait référence à un processus que les équipes commerciales entreprennent systématiquement lors de l’élaboration d’un devis, et qui s’article ainsi :
- Configure, ladite configuration devant permettre une personnalisation des produits / services proposés selon les besoins propres à chaque client
- Price, s’agissant de déterminer les tarifs, en temps réel, en fonction de règles configurés en amont dans l’outil
- Quote, pour la production d’une offre reprenant les éléments ci-dessus et destinés à officialiser l’accord entre votre société et le client / prospect
Un projet de configurateur connecté à Proginov ?
De l’intérêt d’une connexion entre ERP et CPQ
L’intégration des données maîtresses
Votre progiciel de gestion des ressources d’entreprise Proginov renferme ce que l’on appelle couramment des « données maîtresses ». Ces datas englobent une multitude d’informations essentielles sur les produits, qui sont cruciales pour le bon fonctionnement de votre outil de configuration des produits. En effet, pour paramétrer votre configurateur, il est indispensable de disposer du maximum de données maîtresses possibles.
A titre d’exemple, car c’est sans doute plus « parlant », si vous souhaitez mettre en place un configurateur pour des volets, il vous faudra accéder à des données telles que les dimensions maximales, les matériaux utilisés, les coloris, et les diverses options disponibles – qui sont toutes stockées dans votre ERP Proginov.
Ces éléments fondamentaux, ou « composants », serviront de base à la création de votre configurateur et à son bon fonctionnement, garantissant ainsi que toutes les spécifications produits sont correctement intégrées.
De plus, même une fois l’outil de configuration entièrement opérationnel, maintenir une intégration active et fonctionnelle entre le logiciel CPQ et l’ERP reste quelque chose de crucial. Supposons ainsi que vos règles de produits évoluent, et qu’un portail puisse désormais atteindre une largeur maximale de 5000mm au lieu des 4000mm précédents.
Dans ce cas, il vous suffira de mettre à jour les informations dans votre ERP. Puis, grâce à une intégration robuste, ces changements seront automatiquement reflétés dans le CPQ, garantissant que toutes les configurations futures tiennent compte des nouvelles spécifications sans nécessiter d’interventions manuelles répétitives.
La synchronisation du flux des commandes
Offrir à vos distributeurs l’accès à la plateforme de C.P.Q peut considérablement simplifier le processus de création de configurations, devis, et commandes. Cependant, là encore, cela nécessite une intégration fluide avec votre Proginov, car il s’agit de gérer efficacement le flux de commandes.
Une fois qu’un distributeur crée une commande via le CPQ, les informations pertinentes doivent bien entendu être transmises à l’ERP. Les données en question incluent le nom du distributeur, ses coordonnées, ainsi que les détails des produits configurés.
L’ERP peut ensuite utiliser ces data dans le but de générer des informations de facturation, des nomenclatures détaillées, et des descriptifs techniques précis. Cette intégration garantit que chaque commande est traitée rapidement et avec précision, optimisant ainsi le service client et réduisant les risques d’erreurs.
L’ouverture du logiciel de configuration dans l’ERP et l’échange de données
Les systèmes C.P.Q et ERP contiennent tous deux une vaste quantité de données critiques pour les opérations commerciales. Il est donc essentiel que ces systèmes puissent échanger des informations de manière efficace et continue. A ce stade de votre lecture, vous pouvez vous demander quelles sont les données échangées entre ces deux systèmes, et en voici une brève description :
- Prix : Les informations tarifaires doivent être synchronisées pour assurer la cohérence des devis et des facturations.
- Numéros d’articles : Les identifiants des produits ont besoin d’être mis à jour pour garantir que les configurations et les commandes correspondent bien aux articles corrects dans l’ERP.
- Options produits : Les diverses options et variantes de produits disponibles dans le logiciel de configuration doivent évidemment être reflétées dans l’ERP, pour une gestion précise des inventaires ainsi que des commandes.
- Configurations : Les détails des configurations produits créées dans l’outil de configuration doivent être transférés à l’ERP pour assurer une production et une livraison conformes aux spécifications du client.
Comment synchroniser votre Configurateur commercial avec l’ERP dans les meilleures conditions ?
Si nous pouvons vous faire profiter de notre expérience et vous donner quelques conseils en la matière, voici ceux que nous mettrions en avant :
- Premièrement, soyez exigeant en matière de personnalisation du logiciel que vous utiliserez, car tous ne se valent pas en la matière. Trop souvent, ces outils rencontrent des difficultés avec les entreprises qui sortent du cadre de leur secteur d’activité, ou qui se sont diversifiés dans plusieurs domaines, par exemple. Afin d’éviter ces tracas, mieux vaut opter dès le début pour un outil polyvalent et adaptable en fonction de vos besoins immédiats et futurs
- Deuxièmement, et c’est presque une Lapalissade à la vue de ce que nous avons mentionné précédemment, il convient de veiller à ce que l’intégration du logiciel avec Proginov se déroule dans des conditions optimales. Chaque outil peut apporter une plus-value à l’entreprise, mais en les réunissant et en les synchronisant efficacement, le résultat global se révèlera bien supérieur encore
- Troisièmement, optez pour un outil ergonomique et convivial. Cela peut sembler secondaire, de prime abord, mais dites-vous bien qu’à niveau de performances équivalent, vos équipes gagneront toujours plus en efficacité avec un logiciel facile à prendre en main qu’avec une « usine à gaz »
- Quatrièmement, ne négligez pas le volet « formation » du projet, puisque là encore, ce sont vos collaborateurs concernés par le logiciel qui le « feront vivre », en quelque sorte. Mieux vaut donc qu’ils le maîtrisent parfaitement, du moins pour l’utilité qu’ils en ont. Dans ce contexte, une marche à suivre pertinente consiste à former d’abord intensivement les key users avant qu’eux-mêmes prennent le relai vis-à-vis de leurs collègues, d’une façon allégée et plus pratico-pratique
Conclusion
Qu’il s’agisse de B2B ou de B2C, le processus C.Q.P occupe un rôle majeur pour toutes les équipes commerciales, qu’elles en aient ou non conscience. Or il est encore trop fréquemment parasité par des tâches à faible valeur ajoutée, qu’il serait préférable d’automatiser pour que le focus se fasse principalement sur l’obtention de nouvelles commandes. Par ailleurs, ce n’est pas seulement l’efficience des équipes de vente qui en profitera, mais celle de toute l’entreprise, et la fameuse « expérience client » en bénéficiera tout autant. Dans la mesure où il n’y a tout simplement aucun contre-argument au déploiement de cet outil en lien étroit avec Proginnov, vous avez toutes les cartes en main !
