Synchronisez un configurateur (CPQ) avec votre ERP Wavesoft pour générer de la croissance
Il faut donc que l’ensemble des services de l’entreprise œuvrent pour atteindre ce même objectif, l’IT devant évidemment apporter sa pierre à l’édifice, au travers d’un CRM ou d’un ERP, par exemple. Toutefois, en matière de processus C.P.Q, il apparaît préférable d’opter pour un outil à part entière, étroitement interfacé au progiciel de gestion intégré.
Dans le cadre de ce contenu, nous verrons donc comment profiter au maximum de la synchronisation entre un Configurateur de Produits et votre ERP Wavesoft.
Les fondamentaux à connaître sur les solutions C.P.Q et les configurateurs
Le nombre des solutions en matière de C.P.Q s’est significativement accru ces derniers temps, et compte-tenu de la demande en forte expansion, ce n’est pas un hasard. Si tous les logiciels ne se valent pas, il ne fait aucun doute que le process gagne fortement à être automatisé.
Pour mémoire, voici ce que l’acronyme signifie, et les tâches qu’il implique :
- Le « C » de « Configure » renvoie à la personnalisation de l’offre, c’est-à-dire à son adaptabilité. L’objectif est ici qu’elle corresponde au plus près des attentes propres à chaque client.
- Le « P » de « Price » désigne le fait que si l’offre est configurée, la tarification doit l’être également. Si le coût de la proposition « basique » est la même pour tous, les options et/ou le profil même du client / prospect peuvent conduire à des prix différents.
- Le « Q » de « Quote », ce mot voulant dire « Devis » en anglais, car le but de toute la procédure réside dans l’envoi d’une offre récapitulant précisément ses éléments de configuration et le tarif correspondant.
En s’appuyant sur un logiciel CPQ efficace, le gain de temps est considérable, pour vos commerciaux tout d’abord, mais également pour l’ensemble des services auprès desquels ils devaient auparavant piocher les renseignements nécessaires.
Un Configurateur contient en effet toutes les données nécessaires pour l’automatisation du processus C.P.Q, grâce à l’ERP, y compris les paramètres de marge et les critères de remises ou de majorations. Il suffit alors de quelques manipulations seulement pour générer un devis, dont le niveau de précision pourra même varier en fonction des attentes du destinataire.
Un projet de configurateur connecté à Wavesoft ?
Le C.P.Q « 2 .0 » ou l’intégration d’un Configurateur avec Wavesoft
Comme nous l’évoquions ci-dessus, en l’absence d’un logiciel de Configuration, le Commerce doit partir en quête des données nécessaires à l’élaboration d’un devis, auprès de la Production, de la Logistique, du Contrôle de Gestion, du Juridique également parfois, etc. Les échanges se font alors par téléphone, mail, avec des fichiers Excel lourds, et toutes ces manipulations manuelles des data se traduisent par un risque élevé de résultat final erroné.
A l’inverse, si vous disposez d’un logiciel CPQ, celui-ci accédera instantanément (et de façon autonome) aux informations qui lui sont nécessaires, grâce à une synchronisation préalablement configurée avec Wavesoft. Dès lors, si l’on part du principe que les données maîtresses contenues dans l’ERP sont fiables, votre outil CPQ sera systématiquement alimenté sans erreur.
Soulignons également qu’il s’agit d’une intégration pérenne, c’est-à-dire que la connexion entre le logiciel de Configuration et Wavesoft doit permettre à chaque donnée insérée, supprimée ou mise à jour dans l’ERP d’apparaître aussitôt de la même manière dans l’outil de C.P.Q.
Focus sur les échanges de données entre l’ERP et le logiciel d’automatisation du CPQ
Un progiciel de gestion intégré étant une solution informatique centralisée permettant à une entreprise de piloter tous les process liés à son activité, on peut faire le parallèle avec une bibliothèque d’informations unifiées. Or, bien sûr, un logiciel de Configuration requiert uniquement certaines d’entre elles. Il nous paraissait donc pertinent de s’intéresse aux données maîtresses que l’outil CPQ a besoin de récupérer dans Wavesoft :
- 1) Les coordonnées de votre société, de manière à ce qu’elles apparaissent sur le devis – pour ce qui est du destinataire, l’information peut provenir également de l’ERP, ou bien de la CRM, voire être renseignée en direct dans l’outil C.P.Q.
- 2) La codification des références. De fait, pour que le commercial puisse faire correctement le lien entre l’offre de base souhaitée par son client / prospect et le produit ou service géré par l’entreprise, encore faut-il qu’ils soient désignés de la même manière.
- 3) La codification des configurations. Choisir une proposition « de base » est une chose, mais la personnaliser en est une autre. Il faut donc que l’ERP contienne (et partage avec le Configurateur) toutes les options sélectionnables pour une offre donnée. Le corollaire consiste donc à dire que si une configuration n’a pas été prévue dans l’ERP, elle n’apparaîtra pas dans l’outil CPQ utilisé par les commerciaux
- 4) Les éléments permettant de générer un prix personnalisé, à partir du coût de revient (incluant la main d’œuvre), de la marge sur coût variable minimale, et des conditions propres à chaque commande ou client.
Un Configurateur au service des distributeurs
Si votre stratégie commerciale s’appuie sur un réseau de distribution, sachez qu’un outil CPQ peut également l’aider à améliorer notablement son efficience.
Pour bien le comprendre, il faut raisonner sur le mode de fonctionnement « dégradé » qui se met naturellement en place si vous ne disposez pas d’un logiciel pour automatiser le process Configure-Price-Quote. De fait, les distributeurs sont contraints d’entrer très fréquemment en relation avec votre entreprise, avant de proposer la moindre offre. Pour peu que leurs relais en interne aient eux-aussi besoin d’un peu de temps avant de répondre, le client n’aura assurément pas la rapidité qu’il attend de la part d’une société performante. Qui plus est, là encore, les risques d’erreurs sont multipliés par l’absence d’un système informatique qui, par définition, puise systématiquement la bonne donnée au bon endroit.
En intégrant un logiciel de Configuration à votre structure des ventes, et en permettant aux distributeurs de s’y connecter aisément, vous les ferez donc gagner en autonomie et, d’une certaine manière, monter en compétences. Ils se montreront plus efficaces, sans pour autant devoir entrer en lien avec des éléments que vous souhaitez garder confidentiels au sein de votre ERP.
Pour faire simple, lorsqu’il aura besoin d’un devis, votre distributeur se connectera à l’outil de Configuration, renseignera les éléments requis en quelques instants, et le système se chargera ensuite de se connecter à Wavesoft afin de récupérer uniquement les données maîtresses nécessaires. In fine, le client / prospect recevra une proposition d’offre dans un délai très court, avec des informations fiables et détaillées, ce qui le rassurera quant au professionnalisme de votre entreprise.
Un Configurateur, deux utilisations différentes au choix … pour une seule solution simple et efficace !
Au moment d’intégrer un logiciel de Configuration avec l’ERP, il est possible en principe de choisir si vos équipes l’utiliseront directement, ou bien en « toile de fond » du PGI.
Dans le premier cas de figure, l’outil est accessible en tant que logiciel spécifique, doté de son propre interface, et bien entendu configuré selon les besoins spécifiques évoqués en amont de la synchronisation avec l’ERP. Cette solution est la plus fréquemment retenue, et de loin, afin que chaque process soit traité par un outil informatique à part entière
Avec la seconde possibilité évoquée, le logiciel de Configuration opère en « second plan », ses fonctionnalités devant être rajoutées à l’interface de l’ERP. Il en résulte un surcroît considérable de complexité, et qui n’apporte rien, car le système ne sera pas plus performant que dans le cas d’une intégration en direct. Il arrive même que, par pur pragmatisme, on considère comme irréaliste cette solution de fonctionnement en arrière-plan
Deux recommandations importantes pour terminer
En guise de conclusion, nous voulions vous apporter deux conseils qui, par expérience, peuvent faire une différence significative entre un demi-succès et une réussie flagrante.
- Il s’agit d’abord de choisir un outil de C.P.Q capable de s’adapter à vos besoins et aux inévitables évolutions qu’ils pourront rencontrer au fil du temps ; opter dès le début pour un logiciel polyvalent vous évitera donc d’avoir à tout recommencer plus tard.
- Ensuite, pensez à la formation des utilisateurs de l’outil, en débutant par les key users. Plus le logiciel sera compris et apprécié par les équipes, et plus il sera utilisé au maximum de ses capacités.
